5 janvier 2021
À titre personnel, nous faisons tous nos courses sur les multiples marketplaces disponibles en ligne. Cela est cependant beaucoup plus rare dans notre vie professionnelle. Si l’on se réfère à une étude Opinionway pour Office Depot, seule une Direction achats sur trois était digitalisée à fin 2019. Pourtant, l’utilisation d’une plateforme d’e-procurement ne présente que des avantages. Voici quatre bonnes raisons de créer une plateforme d’e-procurement : gagner du temps, faire des économies, optimiser son processus d’achat et avoir un meilleur contrôle.
Grâce à une ergonomie proche de celle des marketplaces B2C, à l’optimisation du catalogue, à une recherche facilitée et un traitement centralisé, la plateforme d’e-procurement contribue à réduire le cycle d’approvisionnement dans son ensemble.
Les marketplaces d’e-procurement sont calquées sur celles que nous avons tous l’habitude d’utiliser au quotidien. Elles ne présentent aucune difficulté d’utilisation et permettent un gain de temps considérable, que ce soit pour les utilisateur∙rice∙s, les responsables des achats ou les fournisseur∙se∙s.
En effet, si dans notre quotidien nous sommes si friands de ces places de marché virtuelles, c’est parce que tout est disponible au même endroit. Pour les professionnel∙le∙s, cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de consulter une multitude de catalogues ou de sites internet pour trouver le produit ou le service recherché. Tous sont disponibles dans un même catalogue dont les références peuvent être triées et filtrées en fonction des besoins.
De leur côté, les responsables des achats ne perdent plus de temps à intégrer un à un les catalogues dans leur ERP (progiciel de gestion intégrée). Ce sont les fournisseur∙se∙s eux-mêmes qui intègrent et mettent à jour leurs produits et services directement sur la plateforme une seule fois pour tous leurs client∙e∙s. Cette gestion centralisée, permet également aux vendeur∙se∙s d’être avertis directement à chaque fois qu’une commande est passée, leur traitement est ainsi plus rapide.
L’utilisation d’une marketplace B2B permet de faire des économies sur plusieurs plans : la réduction et l’optimisation de la gestion administrative des achats, l’optimisation de la gestion des stocks et des transactions aux meilleurs prix grâce à une concurrence transparente.
Le raccourcissement du cycle d’approvisionnement représente une réduction conséquente des coûts pour les entreprises. En effet, la charge administrative étant en partie reportée sur les fournisseur∙se∙s et en partie automatisées, les acheteur∙se∙s sont libérés de tâches à faible valeur ajoutée et du risque d’erreurs.
Par ailleurs, la diminution du temps nécessaire à passer une commande, et donc à recevoir les produits, permet également de réduire les stocks et d’en faciliter la gestion, ce qui représente une économie de surface de stockage et de frais de gestion.
Avec la présence de plusieurs fournisseur∙se∙s sur une même marketplace d’e-procurement, il est possible de comparer les différentes offres et de trouver celle avec le meilleur rapport qualité / prix. Par ailleurs, cette transparence sur les prix encourage les fournisseurs à être plus compétitifs, ce qui permet de réguler les prix et d’acheter au meilleur tarif.
Créer une marketplace adaptée à son marché permet de digitaliser et de mutualiser le processus d’achat pour arriver à un meilleur sourcing et une optimisation des achats.
Même si la plupart des entreprises ne gèrent plus leurs achats à la main, les ERP n’offrent pas toujours une expérience utilisateur optimale. Les marketplaces d’e-procurement s’interfacent aux ERP existants et viennent offrir une expérience d’achat similaire à celle dont les acheteur∙se∙s font l’expérience dans leur vie personnelle (Amazon, Fnac, La Redoute, etc.). Ils bénéficient donc d’un environnement familier et plébiscité. Cela en encourage l’utilisation et limite le risque d’erreur.
La gestion des achats y est totalement automatisée, dématérialisée et présente l’avantage de regrouper toutes les étapes sur une même plateforme (bons de commande, validations, factures, etc.), ce qui évite les documents qui se perdent, les doublons, etc. Par ailleurs, tous les éventuels problèmes sont centralisés et gérés par un interlocuteur unique, le∙a gestionnaire de la plateforme, ce qui facilite la résolution des litiges.
La plateforme d’e-procurement permet de référencer un nombre illimité de fournisseur∙se∙s, ce qui en fait un outil idéal pour rationaliser son portefeuille fournisseur. En effet, avec une vision transparente de la concurrence, il est plus facile de sélectionner la meilleure offre. C’est d’autant plus vrai lorsque la plateforme comporte un système de notation et d’avis sur les produits et services.
Ainsi équipé d’outils digitaux performants et, surtout, englobant la globalité du processus d’achat, le∙a responsable des achats peut ainsi assumer une fonction plus stratégique de contrôle et d’optimisation.
Qu’il s’agisse d’achats stratégiques ou indirects, tout peut passer par une plateforme d’e-procurement. En effet, ces places de marché sont parfaitement adaptées aux transactions B2B et s’adaptent aux différents profils utilisateurs en intégrant les politiques d’achat (limites, validations, etc.) et les processus d’offre (devis, négociations, etc.), ce qui permet à l’entreprise un meilleur contrôle et limite les achats sauvages.
La centralisation du processus d’achat et les outils de surveillance tels que les alertes, le reporting et l’historique des transactions offrent une traçabilité incomparable et un meilleur contrôle sur les dépenses. Les habitudes d’achat peuvent ainsi être facilement analysées et servir à des projections, à l’établissement d’objectifs et à une optimisation du processus.
La création d’une marketplace d’e-procurement permet donc de gagner du temps et de l’argent en mettant en place un processus d’achat optimisé et mieux contrôlé. Mais qu’en est-il de la sécurité des paiements et de l’onboarding des fournisseurs ? ? C’est le rôle du prestataire de service de paiement (PSP), comme Lemonway. Nous accompagnons ainsi les marketplaces dans la gestion des paiements afin d’assurer une expérience client plus fluide et optimisée.
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